外国機関に提出する書類の認証（アポスティーユ・公印確認）の違いと手続きを行政書士が解説

1. 書類の「認証」とは？なぜ必要なのか

日本の役所や官公庁が発行した公的な書類であっても、当然、海外では公的な書類とは認められません。

そこで、日本の外務省が「この書類は間違いなく日本の公的機関が発行したものです」と証明するプロセスを認証と呼びます。

認証手続きは、書類の提出先の国が「ハーグ条約（認証不要条約）」に加盟しているかどうかで、以下の2つのルートに分かれます。

項目	アポスティーユ	公印確認 ＋ 領事認証
対象国	ハーグ条約加盟国	ハーグ条約非加盟国
手続きの数	外務省のみ（1ステップ）	外務省 ＋ 駐日大使館（2ステップ）
手間の少なさ	比較的かんたん	手間と時間がかかる

2. アポスティーユ（ハーグ条約加盟国の場合）

「外国公文書の認証を不要とする条約（ハーグ条約）」に基づく外務省の認証をアポスティーユと呼びます。

外務省でアポスティーユを取得すれば、日本の公文書等をそのまま相手国へ提出できます。

主な加盟国は、アメリカ、イギリス、韓国、ヨーロッパ諸国などになります。

ハーグ条約加盟国の最新状況は、こちらの外務省のサイトから確認できます。

3. 公印確認と領事認証（ハーグ条約非加盟国の場合）

提出先の国がハーグ条約に加盟していない場合、相手国に日本の公的書類を提出するには、公印確認と領事認証の２ステップが必要になります。

• １．公印確認（日本の外務省）
  書類に押されている公印（市役所などの印鑑）が真正であることを外務省が証明します。
• ２．領事認証（駐日外国大使館・領事館）
  外務省の公印確認が終わった書類を、日本にある相手国の大使館へ持ち込み、領事による認証を受けます。

この2つのプロセスを経て、初めて相手国で公的な書類として受理されます。

公印確認・領事認証が必要な国の例として、 中国、ベトナム、インドネシア、ミャンマー、ネパールなど。

4. アポスティーユ・公印確認の取得方法

手続きは、外務省（東京本省または大阪分室）に対して以下の書類を提出して郵送で申請します。

書類に不備がなければ、郵送してからお手元に届くまで概ね10日〜2週間程度かかります。

なお、窓口に書類と身分証明書を持参して申請することもできますが、受付時間がとても短いため、現在は郵送申請が推奨されています。

5. 認証できる書類の条件

すべての書類がそのまま認証できるわけではありません。以下の3要件を満たしている必要があります。

• 発行日付が記載されていること（発行日より3か月以内のもの）
• 発行機関（発行者名）が記載されていること
• 個人印や署名ではなく、公印が押されていること

【主な対象書類の例】

• 戸籍謄本（全部事項証明書）
• 除籍謄本
• 婚姻届受理証明書
• 住民票

6. 私文書（大学の卒業証書・契約書など）を認証する方法

私立大学の卒業証書や、会社間の契約書などは「私文書」扱いとなり、そのままでは外務省の認証を受けられません。この場合は以下のステップを踏みます。

• 公証役場で公証人の認証を受ける
• 法務局で局長認印を受ける（※ワンストップサービス利用時は省略可）
• 外務省でアポスティーユまたは公印確認を受ける
• （公印確認の場合のみ）駐日大使館で領事認証をもらう

FAQ（よくある質問）

アポスティーユと公印確認の費用は？

外務省に支払う手数料はございません。申請書類の郵送料等は別途かかります。

領事認証の方法や必要書類を知りたい。

大使館・領事館ごとに手続きが異なるため、提出先をご確認ください。

まとめ

当事務所では、アポスティーユ取得代行や、大使館での領事認証をトータルでサポートしております。

• 「どの手続きが必要か判断できない」
• 「仕事が忙しくて公証役場や大使館へ行く時間がない」
• 「急ぎで書類を揃えなければならない」

という方は、オープンビザ行政書士事務所にお気軽にお問い合わせください。お客様の状況に合わせた最適なサポートをご提案いたします。